Protokoll årsmøte 2018

Remy Kongsvoll Nyheter Leave a Comment

Protokoll fra årsmøte i Scandinavian Hammers 22.12.2018

Sted:     Oslo, Kurveien 28(hjemme hos Erik)

Dato:     22.12.18

Kl.:         14:00 – 16.00

Til behandling foreligger:

1.Konstituering
A) Valg av møteleder som også er ordstyrer

Som møteleder ble valgt: Erik T. Dammen


B) Godkjennelse av de stemmeberettigete

Det var 9 medlemmer tilstede, hvorav 8 kunne stemme. Akse Elvenes, 3 år var nummer 9.

C) Valg av referent og minst et medlem som protokollvitne

Referent: Erik T. Dammen

Protokollundertegnere: Geir Osvald Storengen

Aleksander Nielsen


D) Godkjennelse av møteinnkallingen

Erik redegjorde for innkalling og at denne er gjort via nettsiden og facebookgruppen vår.

2. Årsberetning og regnskap for 2017

Styrets årsberetning er en kortfattet oppsummering av supporterklubbens aktivitet i 2017. Vi ga ut to nummer av vårt medlemsblad, Bubbles. En utgave på vinteren og en utgave på høsten. Styret utgjør fortsatt et slags redaksjonskollektiv der styrets leder har tatt hovedansvaret.

I april 2017 var i overkant av 40 medlemmer med på fellestur der vi bl.a. hadde felles samling med middag på fredagen, var på pre-match event på EHWMC med Mathew Etherington og Mark Ward. Høydepunktet var selvsagt kamp på London Stadium!

Juni var det i tradisjon tro supportercup, arrangert av supporterunionen for britisk fotball. Vi stilte og tapte alt som vanlig. Etter cupen ble det en fin samling hjemme hos Erik, med pizza spandert fra supporterklubben.  

Gjennom sommeren jobbet vi med å kunne lansere vår egen Scandinavian Hammers trøye. Dette ble en stor suksess og ble sendt ut sen sommer/høst til de som hadde kjøpt. Nettbutikken vår kom da for alvor i gang. Etter hvert tok vi inn et parti med ølglass med vår egen logo. Dette ble svært populært og solgte ut raskt.

Høsten 2017 inngikk vi en hotellavtale med nystartede Moxy i Stratford. Der fikk vi en fastprisavtale med vår egen bestillingslink.

Vi har fortsatt og utvikle nettsiden vår og oppdatere den med nyheter og holde aktiviteten oppe på Facebook og Twitter.  

Styret har hatt ukentlig kontakt på WhatsApp(meldingstjenste) gjennom hele året. Dette erstatter mere formelle styremøter. Vi har i tillegg hatt styremøte over telefonløsning.  

3.Regnskap for 2017

Økonomiansvarlig, Øyvind Smith, gikk gjennom nøkkeltall i regnskapet. Saldobalanse, resultatrapport og balanserapport er vedlagt.

Vedtak: Årsregnskapet med resultat på – 9.581,- ble godkjent

Kommentarer til regnskap 2017:

  • Regnskapet viser et underskudd på kr 9542 for 2017. Resultatet for 2016 ga et overskudd på kr 77468
  • Dette skyldes i stor grad nedgang i medlemskontingenter. Nedgang av kontingenter skyldes innbetalinger kom i stor grad i starten av 2018. På grunn av kontantprinsippet er ikke disse kontingentene periodisert inn i 2017 regnskapet
  • Salg supportereffekter viser et klart overskudd. Dette skyldes at supporterklubben aldri mottok faktura for solgte klubbtrøyer
  • Supporterturer viser en klar nedgang i salgsinntekter fra 2016, dette skyldes i stor grad at det ble avholdt 1 fellestur i året, mot 2 turer året før. Denne turen hadde et underskudd på ca 22000 kr. Et viktig bidrag til dette var at styre fikk refundert noen reisekostnader til denne turen
  • Supporterblad, kostnad for trykking og utsendelse for 2 utgivelser var på ca 59000 kr. Dette gav en mindre økning fra 2016
  • For kostnader generelt var det ellers ingen større avvik fra 2016 til 2017
  • Bankbeholdning, supporterklubben hadde en saldo på ca 201000 kr pr 31.12.20107
  • Selskapskapital, supporterklubben hadde pr 31.12.2017 en opparbeidet selskapskapital på ca 155000 kr. Dette er akkumulert resultat av driften gjennom alle år.
  • Gjeldspost, Supporterklubben har en gjeldspost i balansen på ca 47000 kr. Dette er innbetalte midler for avholdt fellestur våren 2018

4. Valg av medlemmer til styret
A) Valg av leder(velges for 2 år)
B) Valg av styremedlemmer(velges for ett år)

Nestleder er ikke på valg(valgt for 2 år i 2017)

Sittende styret stilte til gjenvalg. Det var ingen andre som stilte til valg.

Erik redegjør for situasjonen i styret og at det er ingen som har meldt interesse for å stille til valg. Pr. i dag er det ikke noen en valgkomite i Scandinavian Hammers.

Vedtak: Leder Erik Thoresen Dammen valgt enstemmig for to nye år. Sittende styremedlemmer gjenvalgt for et nytt år.

5. Evt. innkomne saker

Ingen innkommende saker. Imidlertid vil Erik skrive et vedlegg til protokollen med en gjennomgang av temaer som ble diskutert i etterkant av det formelle møtet.

Oslo, 05.01.2019

Styret i Scandinavian Hammers

Erik T. Dammen

Mats Pettersen

Remy Kongsvoll

Alex Middleton

Jostein S. Køhn

Øyvind Smith

Vedlegg til årsmøte 2018

Styret i SH vil beklage at vi ikke har gjennomført årsmøtet tidligere, og at det har vært krevende pga. flere private årsaker for styrets medlemmer å prioritere SH høyt nok i høst, slik at vi fikk plass til årsmøtet. Vi i styret beklager det seine årsmøtet, og vil bestrebe å få årsmøtet neste år på et mer vanlig tidspunkt.

På tross av overnevnte har hele det sittende styret valgt å stille til gjenvalg. Vi velger å skrive litt om styremedlemmenes tanker om det kommende året:

Styrets leder, Erik Thoresen Dammen: Jeg skriver dette selv så omtaler meg selv i «jeg form». Den siste halvåret som leder har min primære innsats ligget på jubileumsturen. Et samlivsbrudd i høst har tatt en del krefter. Jobbskifte med mye mer ansvar tar også mye tid som har gått utover energien til dugnadsjobbing. Jeg stilte allikevel til gjenvalg med en målsetning om å kunne øke min innflytelse på alle områder i vår organisasjons utvikling. Årsmøte for 2019 skal avholdes i mai/juni 2019. Om min motivasjon eller tid ikke strekker til vil jeg trekke meg ved det møtet oppgaven med å jobbe for å finne min etterfølger. Mer om styrets prioriterte oppgaver i året som kommer vil jeg overlate til en egen uttalelse etter vi har fått jobbet frem noen innsatsområder i løpet av januar 2019.

Økonomiansvarlig Øyvind Smith: Øyvind informerer om at han ikke stiller til gjenvalg ved neste årsmøte. Øyvind har jobbet i 10 år for Scandinavian hammers og hatt stålkontroll på vår økonomi. Han er etterhvert klar for å overlate dette ansvaret videre. Vi vil derfor jobbe for å finne gode kandidater til dette frem mot neste årsmøte.

Resterende medlemmer i styret vil vurdere på helt vanlig måte vil på helt ordinær måte vurdere om de vil være med videre når vi kommer til valg ved neste årsmøte.

Innspill fra Ingvar Frostad på www.scandinavianhammers.com sitt forum 20.12.18(innspillet ble ikke sett eller vurdert før årsmøte ble avholdt):  

«Har tidligere vært valgkomite som har fremmet forslag til styremedlemmer. Har styret mottatt noe fra valgkomiteen? Er det innkommet forslag fra medlemmene til representanter til styret? Er de styremedlemmer som er på valg villig til å sitte en ny periode? Er det innkommet saker som skal behandles? jfr. pkt. 4.»

Svar: Per i dag er det ingen valgkomite i Scandinavian Hammers. Det bør evt. fremmes et forslag om at det utnevnes en valgkomite i 2019. Det var så vidt vi er bekjent en valgkomite i forbindelse med at Gjermund Holt skulle erstattes som leder. Denne komiteen var også involvert når Tore Søyland ble erstattet av Erik. T. Dammen. Etter dette har ingen valgkomite vært aktiv, nevnt eller vært etterspurt før nå. Styret er imidlertid positive til en valgkomite, og dette vil diskuteres frem mot neste årsmøte. Det kom ikke inn saker til årsmøtet 2018 som skulle behandles.

«Tidligere har årsmøtet ofte blitt holdt i London i forbindelse med fellesturer. Hvorfor har styret nå valgt å avholde årsmøtet tett opptil jul lokalt i Oslo?»

Svar: Styret ønsket å avholde årsmøte under supportercupen i juni 2018. Imidlertid klarte vi ikke å få ferdigstilt regnskapet. Regnskapet i Scandinavian Hammers har de siste 10 årene vært svært profesjonelt utført, av Øyvind Smith. Han fører et helproft regnskap etter standarder fra det man vil kreve i det ordinære næringslivet. Vi har vært svært heldig med å ha denne ressursen i SH, som utfører denne jobben uten at det koster oss noe. Kapasitet hos både Øyvind og styreleder gjordet at regnskapet ble forsinket i år. Det er grunnen til at årsmøtet ble avholdt så sent. Grunnen til at møtet ble avholdt i Oslo er at både styreleder og ansvarlig for regnskapet bor i Oslo. Vi har hatt et en ide om at det er viktig at minst en av oss deltar på møte, så det er gjort av rent praktiske årsaker knyttet opp til hvor vi bor. Når vi fikk denne tidsnøden, så vi ingen annen løsning.

«Grunnen til at jeg stiller disse spørsmål er at jeg oppfatter det som viktig at SH ikke blir for dominert lokalt i Oslo og at det er åpenhet rundt arbeidet. Det er av stor betydning med rekrutering i hele nedslagsfeltet, og at vi ikke blir en gubbeklubb.»

Svar: Styrets geografiske plassering er pr. i dag:

Erik: Oslo

Øyvind: Oslo

Jostein: Telemark

Mats: Østfold

Remy: Møre og Romsdal

Alex: Rogaland

Vi føler i hvert fall at styrets sammensetning ikke gir noe grunnlag for at supporterklubben skal bli dominert lokalt i Oslo. Vi ønsker alle initiativ velkomne fra hele Scandinavia. For å få en levende supporterklubb utenom Bubbles og vår nett og Facebook side er vi helt avhengig av at våre medlemmer tar initiativer og helst publiserer disse initiativene via våre felles plattformer. F.eks. kan arrangementer opprettes på Facebook og de kan publiseres på nettsiden vår. Saker som skal legges ut på nettsiden kan sendes webmaster@scandinavianhammers.com. Om man vil bidra regelmessig på nett kan vi ordne med tilgang til publisering på nettsiden.

«Jeg håper styret sin vurdering med å legge årsmøtet til Oslo 22.desember 2018 fører til at flere medlemmer stiller enn det som har vært vanlig ved tidligere årsmøter i London.»

Svar: Her må vi være helt ærlige å si at vi ikke hadde stor tro på stort oppmøte på vårt årsmøte i 2018. Interessen har tradisjonelt vært generelt lav for dette og valg av tid og sted er tidligere forklart. Vi har et ønske om å legge årsmøte til offisielle SH arrangementer som samler mange medlemmer. Samtidig ser vi også at et større fokus på engasjement opp mot et årsmøte fra styrets side helt sikkert kan være med på å øke interessen. Digitale løsninger kan også gjøre at vi kan publisere et årsmøte ut til alle med nettilgang, men denne type løsninger krever også menneskelige dugnadsressurser fra folk som har tid og ønske til å være med på å få det gjort.

Styret vil takke Ingvar for innspillene. Vi tar alle innspill med oss og vurderer disse opp i mot tiltak vi kan gjøre for å bedre supporterklubben. Vi gjør dette på ren dugnadsånd. Det er en ikke kommersiell supporterklubb og vi har ingen andre interesser i dette enn gleden ved å spre interessen for Scandinavian hammers i Scandinavia og gi de som ønsker å være medlem noen produkter og  fordeler ved å være med i en organisert supporterklubb.

Ønsker du å bidra for Scandinavian Hammers, ta kontakt med erik@scandinavianhammers.com Vi er i år spesielt avhengig av, og søker etter, en person som kan være en dedikert redaktør med ansvar for Bubbles. Samtidig må vi rekruttere en ny økonomiansvarlig. I tillegg til dette har vi alltid et stort behov for bidragsytere til Bubbles og nettsiden vår!

Angående spørsmål fra Henning Elvenes og Geir Osvald Storengen knyttet opp mot billetter til West Ham sine borte og hjemmekamper

Årsmøte, sammen med Geir og Henning var enige i at dette ikke skulle behandles som en årsmøtesak, men at det var fint med en generell diskusjon og at vi ville ta imot forslag og innspill videre i styret.

Geir foreslår at styret kan forespørre klubben om et fast antall billetter til alle hjemmekamper, utenom våre sesongkort. Geir sier seg villig til å administrere en slik ordning. Ordningen forutsetter at vi kan si fra oss billetter som det ikke er etterspørsel på. Dette vil komme i tillegg til være sesongkort og være aktuelt når alle sesongkort er i bruk. Erik informerer om at en liknende ordning er diskutert i styret, men at vi aldri har kommet dit at vi har forespurt klubben om dette. Erik vil ta saken videre med styret.

Henning lurer på om vi kan gå i ny dialog med klubben med hensikt å sikre våre medlemmer muligheter for bortebilletter. Vi hadde tidligere en kontakt i klubben som ga oss fortrinn på bortebilletter kjøpt via sesongkortene i «poolen» til SH. Dette har vi ikke lenger og vi stiller på lik linje med andre sesongkortholdere. West Ham har svært mange reisende supportere og det er stor rift om bortebilletter. Billettene tildeles etter lojalitetspoeng på det enkelte sesongkort. Lojalitetspoengene bygges opp ved antallet bortekamper du har kjøpt til siste to sesonger. Vi besluttet i fjor at vi ikke kunne hjelpe medlemmer med bortebilletter via våre sesongkort. Dette fordi West Ham tidvis ikke klarer å sende billettene til Norge i tide slik at vi får dem før avreise til England. I disse tilfellene kan man oftest få ut en duplikat billett ved hjemmelagets billettkontor. I fjor opplevde vi ved noen anledninger at det ikke ville skrives ut duplikat når du ikke kunne legitimere deg som «rette kjøper», altså som den som opprinnelig eier sesongkortet. Dette førte til at medlemmer vi hadde hjulpet ikke kom inn på kamp. Dette kunne vi ikke risikere videre, derfor har vi kuttet denne praksisen helt. Erik vil sammen med styret se på muligheter og kontakte klubben vedrørende bortebilletter.

Avslutningsvis diskuterte vi litt løst rundt organiserte supporterklubber vårt ønske om at Scandinavian Hammers skal være viktig og meningsfull organisasjon å være medlem i for West Ham supportere i Scandinavia.  Utviklingen fra Rune Jensen stiftet SH i 1988 frem til i dag er stor. Særlig etter internettet og etter hvert sosiale mediers inntog mot slutten av 2000 tallet har forutsetningene for å motta informasjon om West Ham endret seg betydelig. Med sosiale medier kan man også enkelt samles eller diskutere i mer uformelle West Ham grupper på Facebook, rundt Instagram kontoer, Twitter kontoer osv. Vi har ønsket å være der, slik at vi i SH fortsatt skal gjøre oss gjeldende når vi nå har kommet inn i 2019. Vi var spesielt enige om at dette trolig er helt avgjørende for å nå, og engasjere, nye og yngre supportere.


Del dette...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter

Legg igjen en kommentar